Umowa z architektem – na uważać przed rozpoczęciem współpracy

Dlaczego umowa z architektem jest tak ważna?

Po pierwszych udanych spotkaniach, gdy rozmowy przebiegają w dobrej atmosferze, a wizja domu zaczyna się klarować, temat umowy bywa odkładany na później. Czasem można nawet usłyszeć, że „umowa nie jest potrzebna”, że „będzie ograniczać kreatywność” albo że „podpiszemy ją kiedy indziej”.

Na pierwszy rzut oka brak umowy może wydawać się korzystny dla Inwestora. Dlatego, że nie ma sztywnych terminów ani formalnych zobowiązań, a współpraca opiera się na zaufaniu i elastycznych ustaleniach. Architekt jest z polecenia, biuro ma dobrą renomę, a wieloletnie doświadczenie budzi poczucie bezpieczeństwa. W praktyce jednak takie rozwiązanie bardzo często prowadzi do niejasności i poważnych problemów na dalszych etapach projektu.

Dlatego warto podkreślić jedno: umowa z architektem nie jest zabezpieczeniem wyłącznie dla biura projektowego.Jej głównym beneficjentem jest Inwestor. Gdyby było inaczej pracownie podpisywałby ją już na pierwszym spotkaniu.

Co więcej, jasno ustalone zasady pozwalają skupić się na tym, co naprawdę istotne, czyli na jakości architektury i spokojnym przebiegu całej inwestycji.

Obowiązki, uprawnienia i oświadczenia stron

Aby współpraca była możliwa formalnie i prawnie, umowa powinna zawierać wzajemne oświadczenia.

Inwestor oświadcza m.in., że:

• dysponuje nieruchomością objętą opracowaniem oraz że ma ona dostęp do drogi publicznej,
• przekazane dokumenty są aktualne, oryginalne i wydane przez właściwe organy,

Z kolei architekt potwierdza, że:

• posiada odpowiednie uprawnienia projektowe i jest czynnym członkiem izby architektów,
• ma aktualne ubezpieczenie OC,
• wykona dokumentację zgodnie z obowiązującymi przepisami, normami oraz zasadami wiedzy technicznej
• zapewnia udział w procesie projektowym niezbędnych specjalistów od spraw konstrukcji, instalacje sanitarnych i elektrycznych itp.

Takie zapisy stanowią fundament odpowiedzialnej i transparentnej współpracy.

---

Zakres współpracy i dokumentacji projektowej

Z umowy powinno jednoznacznie wynikać, jaką dokumentację otrzymasz w trakcie oraz na zakończenie współpracy. Najczęściej obejmuje ona projekt:

• koncepcyjny,
• zagospodarowania terenu,
• architektoniczno-budowlany,
• techniczny,
• wykonawczy (najczęściej jako opcję dodatkową),
• nadzór autorski,
• opracowania dodatkowe (np. dostosowanie projektu do standardu pasywnego, dokumentację ppoż. lub konserwatorską).

Kluczowe jest, aby jasno rozróżnić elementy wliczone w cenę od tych realizowanych jako osobne etapy.

---

Załączniki formalno-prawne

Równie istotne jest precyzyjne określenie, które dokumenty dostarcza inwestor, a które pozyskuje architekt. W zależności od inwestycji lista może obejmować m.in.:

• wypis i wyrys z rejestru gruntów,
• decyzję o warunkach zabudowy (WZ) lub wypis i wyrys z Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego (MPZP),
• aktualną mapę do celów projektowych,
• dokumenty dotyczące dostępu do drogi publicznej,
• warunki techniczne gestorów sieci,
• badania geotechniczne gruntu,
• opinie rzeczoznawcy od spraw ochrony przeciwpożarowej, konserwatora itp.

Jasny podział odpowiedzialności znacząco usprawnia proces projektowy.

---

Etapy projektu, harmonogram i czas reakcji

Dobrze skonstruowana umowa dzieli projekt na czytelne etapy. Dzięki temu wiesz:

• na jakim etapie znajduje się projekt,
• kiedy otrzymasz kolejne opracowania,
• ile czasu trwają poszczególne etapy,
• ile masz czasu na wniesienie uwag,
• w jakim terminie architekt powinien na nie odpowiedzieć.

To szczególnie ważne, jeśli planujesz budowę w określonym terminie lub koordynujesz inwestycję z innymi zobowiązaniami.

---

Zmiany w projekcie – jak je mądrze uregulować?

Zmiany są naturalną częścią procesu projektowego. Dlatego warto jasno określić:

• ile wariantów koncepcji obejmuje umowa,
• które korekty są wliczone w cenę,
• kiedy zmiany traktowane są jako prace dodatkowe.

Takie zapisy porządkują proces i pozwalają uniknąć niepotrzebnych napięć na dalszych etapach projektowania.

Czasami biura projektowe deklarują „nielimitowaną liczbę koncepcji” i zapewniają, że projektują tak długo, aż inwestor będzie w pełni zadowolony. Na pierwszy rzut oka może to wydawać się bardzo korzystne: w końcu dlaczego akceptować rozwiązanie, które nie trafia w gust lub nie odpowiada potrzebom?

Warto jednak spojrzeć na to głębiej i zadać sobie kilka ważnych pytań. Dlaczego pierwsza koncepcja miałaby nie być zgodna z założeniami, które zostały wspólnie ustalone z architektem? Z jakiego powodu pierwsze szkice miałyby odbiegać od uzgodnionej liczby i układu pomieszczeń, funkcji czy stylu budynku?

W praktyce bardzo często za hasłem „nielimitowanej liczby zmian i koncepcji” kryje się brak jasno określonego procesu projektowego, a czasem również niewystarczające doświadczenie i niewsłuchiwanie się w realne potrzeby inwestora. Dobrze przygotowana koncepcja powinna być efektem rzetelnej analizy działki, programu funkcjonalnego i stylu życia przyszłych mieszkańców — a nie serią przypadkowych, wielokrotnych prób.

W MK Archistudio proces koncepcyjny wygląda inaczej. Zazwyczaj, o ile działka na to pozwala — przedstawiamy dwie różne koncepcje projektowe, opracowane na podstawie szczegółowo omówionych założeń. Po ich analizie inwestor najczęściej wybiera jedną z nich wraz z drobnymi zmianami lub wspólnie tworzymy trzecią wersję hybrydową, łączącą najlepsze elementy obu propozycji.

Dzięki temu etap koncepcji zazwyczaj zamyka się w dwóch–trzech turach, a dalsze prace skupiają się już na dopracowaniu detali. To możliwe, ponieważ uważnie słuchamy potrzeb inwestora i projektujemy architekturę rzeczywiście skrojoną pod Ciebie, a nie „szukaną metodą prób i błędów”.

---

Prawa autorskie do projektu architektonicznego

Umowa powinna jasno regulować kwestie praw autorskich do dokumentacji projektowej. Wszelkie prawa autorskie przysługują architektowi. Inwestor, po uregulowaniu pełnego wynagrodzenia, uzyskuje prawo do jednorazowej realizacji inwestycji na podstawie przekazanej dokumentacji, o ile strony nie ustalą inaczej w umowie.

Dobrze opisane prawa autorskie to spokój nie tylko na etapie budowy, ale również w przyszłości.

---

Wynagrodzenie architekta i sposób rozliczeń

Najczęściej wynagrodzenie jest podzielone na etapy i powiązane z postępem prac. Taki model jest przejrzysty i bezpieczny dla obu stron, a jednocześnie motywuje do terminowej realizacji kolejnych etapów.

---

Wsparcie architekta na etapie budowy

Choć nadzór autorski nie jest obowiązkowy, warto już na etapie umowy z architektem określić:

• jego zakres,
• formę wsparcia na budowie,
• sposób rozliczeń.

Pamiętaj, że współpraca z architektem działającym lokalnie, w tym samym województwie, znacząco ułatwia kontakt, spotkania na żywo i szybkie reagowanie na potrzeby budowy.

Tutaj zapoznasz się ze stanowiskiem Izby Architektów dotyczącej nadzoru i odpowiedzialności zawodowej projektanta – > link.

---

Rozwiązanie umowy i sytuacje wyjątkowe

Odpowiedzialna umowa reguluje również:

• zasady odstąpienia od umowy,
• rozliczenie wykonanych prac,
• sytuacje niezależne od stron, takie jak zmiany formalne czy decyzje urzędowe.

To element profesjonalnego podejścia do współpracy.

Umowa jako fundament dobrej współpracy

Dobrze przygotowana umowa z architektem nie jest barierą, lecz narzędziem porządkującym współpracę. To fundament zaufania, jasnych zasad i spokojnego przebiegu całej inwestycji. Dzięki niej obie strony mogą skupić się na tym, co najważniejsze, czyli na stworzeniu domu dopasowanego do miejsca, stylu życia i przyszłych potrzeb jego mieszkańców.

W MK Archistudio wierzymy, że umowa powinna przede wszystkim wspierać Inwestora. Dlatego w naszych projektach zawsze:

• jasno określamy zakres dokumentacji i etapy projektu, abyś dokładnie wiedział, co i kiedy otrzymasz,
• ustalamy czas na Twoje uwagi i korekty, a także terminy odpowiedzi architekta, co pozwala utrzymać płynność procesu,
• przewidujemy realistyczną liczbę wariantów koncepcji — zazwyczaj prezentujemy dwie różne wersje, a następnie, wspólnie z Tobą, dopracowujemy wybraną koncepcję lub tworzymy wersję hybrydową, łączącą najlepsze elementy obu projektów,
• jasno określamy wsparcie podczas budowy, w tym nadzór autorski i konsultacje z wykonawcami, tak abyś mógł czuć się bezpiecznie na każdym etapie realizacji,
• dbamy o przejrzyste zasady praw autorskich i wynagrodzenia, dzięki czemu wiesz, jak możesz korzystać z projektu i jakie koszty są przewidziane.

Dzięki temu podpisanie umowy w MK Archistudio to nie tylko formalność, ale narzędzie, które pozwala Ci spokojnie realizować marzenia o własnym domu, bez stresu i niepewności. Wspólnie budujemy proces, w którym bezpieczeństwo, jasne zasady i zrozumienie Twoich potrzeb idą w parze z wysoką jakością architektury.